Un manual de procedimientos consiste en una guía creada con el fin de determinar la secuencia de pasos para que una compañía, organización o zona tenga ejecutar sus funciones. Así como describir el orden, tiempo determinado, normas o políticas y responsables de los actos que serán realizados.
Bien establecido, un manual de procedimientos puede ser un instrumento muy beneficioso, con la que se introducirá de forma rápida a las personas a comprender y hacer sus actividades.
Facilita conocer el funcionamiento interior de una empresa por lo que respecta a descripción de labores, localización, lo que se necesita y a los puestos que tienen la responsabilidad de ejecución.
Ayudan en la inducción del cargo y al adiestramiento y entrenamiento del personal, pues que definen en forma específica los actos de cada puesto. Funciona para el examen o revisión de los procesos de un sistema.
El manual de procedimientos también interviene en la consulta de los empleados de la empresa que se quiera emprender en labores de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, la delegación de las autoridades, entre otros aspectos.
¿CUALES SON SUS PARTES?
Partes de un manual de procedimientos
Prólogo
El prólogo consiste en la exposición sobre la guía, su contenido, metas, zonas de aplicación e importancia de la actualización y revisión. Puede abarcar un mensaje de la máxima autoridades de las áreas englobadas dentro del manual.
Áreas de aplicación
- Descrita como una esfera de acción que envuelve los procedimientos.
- En el interior de la administración pública federal los procedimientos han sido categorizados, atendiendo al ámbito de aplicación y a sus alcances en procesos macroadministrativos, sectoriales y mesoadministrativos.
Conceptos
Consisten en palabras de tipo técnicos que se usan en el procedimiento, las cuales, debido a lo que significan o el nivel de especialización necesitan de mayor información o ampliación de lo que quieren dejar dicho. Esto para hacer más sencillo al usuario la consulta del manual.
Normas de operación
En esta parte del manual se integran los criterios o pautas generales de acción que se determinan de manera explícita para permitir la cobertura de responsabilidad de las diversas instancias que participaban en los procesos.
De igual forma, tendrán que contemplarse de todas las reglas de operación que precisan las situaciones que posiblemente se presenten en la ejecución de los procedimientos.
Elementos responsables
Para comenzar las labores que conducen a la integración de un manual, es importante prever que no están diluidas las responsabilidad de la conducción de las acciones en diferentes personas, sino que necesita designarse a un coordinador, auxiliado por un grupo técnico, al que se le debe delegar la conducción del trabajo en sus etapas de diseño, implementación y actualización.
De esta manera se consigue homogeneidad en el contenido y presentación de los datos.
En lo que respecta a las cualidades del grupo técnico, es ideal que sea con cada empleado con un correcto manejo de las relaciones humanas y que conozca a la organización en lo que tiene que ver con sus objetivos, sistema, funciones y empleados.
Estudio preliminar
Esta parte es importante para conocer de manera global las funciones y actos que se hacen en el área donde se actuará. Con sustento en esto es posible describir la estrategia global para el levantamiento de datos, identificando las fuentes de la misma, actividades por hacer, magnitud y alcances del trabajo, herramientas que se necesitan para el proyecto y en sentido general, prever las acciones a realizar y determinar los recursos requeridos para efectuar el estudio.
Análisis de los datos
En esta fase es necesario hacer un estudio o análisis crítico de cada uno de los elementos de datos o grupos de datos que se colocaron con el fin de conocer su naturaleza, cualidades y comportamiento, sin dejar de prestar atención a la relación, nivel de independencia o interacción interna y con el entorno, para lograr un diagnóstico que refleje la realidad de tipo operativa.
