Excel está incluido en el paquete de softwares perteneciente a Microsoft Office, junto a los populares programas de Power Point y Word. Es probable que este software sea el de mayor importancia en cualquier ambiente laboral que utilice computadoras. Es actualmente uno de los programas más utilizados por empresas, compañías y negocios; específicamente en el departamento de contabilidad.
¿CUALES SON SUS PARTES?
Características de Excel
Hoja de trabajo
De esta manera se llama la sábana total de cuadrículas en las cuales se encuentran las celdas. Las versiones lanzadas recientemente de este programa utilizan 16,348 columnas y un 1,048,576 filas; empezando con la letra “A» hasta llegar a las letras “XFD».
Las hojas de trabajo se identifican en el área izquierda inferior a través de unas etiquetas que el usuario puede renombrar a su gusto.
Celdas
- Matriz de carácter bidimensional compuesta de filas y columnas entrecruzadas que le da la esencia a la cuadrícula del programa Excel.
- Los datos se incluyen en las celdas, estas son los rectángulos pequeños ubicados en cada columna y fila.
- Las filas se disponen de forma horizontal y están enumeradas con números cardinales, desde arriba hasta llegar abajo, en la columna dirigida a la izquierda.
- Las columnas, por otro lado, se presentan de forma vertical y se les asignan las letras, desde la derecha hasta la izquierda, en la fila dirigida hacia el tope.
- Es así como las celdas pueden identificarse de manera simple a través del número y la letra de la fila y la columna correspondiente. Haciendo clic en una celda, el programa da la opción de seleccionar para añadir números o letras con el teclado.
Cintas de opciones
A partir de la versión lanzada en el 2007, todos los programas incluidos en el paquete de Office cambiaron el menú tradicional que tenían por cintas compuestas de opciones en iconos. Este menú visual permite que las opciones se queden abiertas.
Libros de trabajo
Nombre común dado a los archivos de este programa, en los cuales se incluyen diversas hojas de trabajo. Para cambiar de una hoja de trabajo a otra, solo se hace clic en las etiquetas localizadas en la izquierda y abajo de la pantalla.
Normalmente, los libros de trabajo se almacenaban en archivos usando la extensión “.XLS», pero a partir del 2007 las versiones utilizan la extensión “.XLSX”. Después de esta fecha, los archivos que tienen extensiones antiguas pueden abrirse. Pero si se quiere visualizar un archivo reciente en una versión antigua, se debe instalar el paquete de compatibilidad.
Excel
Funciones de Excel
El programa tiene diversas funciones determinadas especializadas y complejas, tales como operaciones trigonométricas y matemáticas como seno, coseno, restas; financieras como tasas y descuentos; y funciones lógicas, referenciales y estadísticas.
Fórmulas
Aparte del texto y los números, en las celdas se incluyen fórmulas. Con esta característica, Excel aporta la respuesta de una operación matemática y la visualiza en la celda que se selecciona. Por ejemplo: cuando se escribe en una celda “=2+2″, Excel muestra la cantidad “4″.
Esta función se usa básicamente para los cálculos de informaciones numéricas que se ingresan a las celdas. Cuando se añade la identificación de las celdas a la fórmula, Excel hace la operación y actualiza los resultados cuando las cifras están involucradas en las celdas. Es decir, si en la celda C7 está colocada la fórmula “=A7+B7″, entonces el programa suma las cantidades de las celdas A7 y B7, dando la respuesta en C7.
Si los valores de las celdas son respectivamente 1 y 2, entonces el resultado de la C7 es 3. Si se cambia el valor de la celda B7 por 1, entonces en la C3 se actualiza a 2.
Cada una de las operaciones que se realizan en aritmética básica pueden ser calculadas usando fórmulas del programa en las hojas de trabajo.
Tablas de Excel
Herramienta para almacenar las informaciones tabulares de forma estructural en un grupo selecto de filas y columnas que Excel mantiene de forma independiente a la hoja de trabajo para que el usuario las maneje. De igual forma es ideal para la consulta de datos y gráficos.
Gráficas
Otra característica de Excel es que posibilita la visualización de las informaciones de una hoja de trabajo usando diversos tipos gráficos. Tomando en cuenta el objetivo, el programa da la opción de usar gráficas de tortas, circulares o de barra; gráficas de dispersión XY, de área y de línea.
Macros
- Programas pequeños escritos en lenguaje de programación Visual Basic que permiten automatizar operaciones y procesos para usar hojas de trabajo.
- Con esta característica es posible realizar la programación de conexiones a las bases de información, realizar formularios, analíticos, filtros, algoritmos, búsquedas en Internet, etcétera.
Tablas dinámicas
tablas pivote. Analiza cantidades grandes de datos en las hojas de trabajo para posteriormente exponerlas en reportes de complejidad o en tablas que no requieran la redacción de fórmulas.
