Se le llama plan de trabajo al documento en el que se incluyen los datos requeridos para la realización de un proyecto. En estos se definen los procesos, objetivos y los tiempos de entrega. Esta herramienta es útil para servir de guía y determinar las estrategias que permitirán obtener los objetivos a través del trabajo en equipo y de la colaboración.
En la gestión empresarial, el plan de trabajo es una herramienta compuesta de diversas acciones que facilitan al equipo o a una persona el cumplimiento de los objetivos.
¿CUALES SON SUS PARTES?
Partes de un plan de trabajo
Recursos
Los recursos que se necesitan para la realización del proyecto se dividen en económicos, materiales y personales.
El resultado es un inventario pormenorizado compuesto de los recursos que se requieren, destacando los que se encuentran disponibles y aquellos que deben ser incorporados. De esta manera, es posible establecer un presupuesto final destinado al proyecto, como es el caso del proyecto inmobilario.
Objetivos
En esta parte se incluyen la visión y la misión de la compañía; junto con las metas externas (la ampliación de cuota de mercado o la reputación de la marca) y las internas (relacionadas a mejorar las infraestructuras y los procesos o el capital humano).
Calendario
Otra parte importante en un plan de trabajo es el calendario de actuación. Por una parte, es sumamente importante especificar una fecha en la que el proyecto finalizaría. Pero también es imprescindible detallar una cronología desplegada con las diversas fases de ejecución en las que se marquen hitos pequeños, con los que sea posible mantener el control de la evolución y del desarrollo del plan a través del tiempo.
Personas involucradas
- Se determina el público objetivo, los empleados que tendrán a su cargo el desarrollo del plan de trabajo y los stakeholders que pueden tener implicaciones en el mismo, tales como business angels o proveedores.
- En el caso específico de los empleados, las responsabilidades y el respaldo de tareas debe de ser concreto, junto con el protocolo y la jerarquía de la comunicación interna. De esta manera, existe un riesgo menor de que ocurran problemas de ejecución.
- También es importante recordar saber el tipo de público que recibirá el plan de trabajo. Se recomienda que el documento base se realice en diversas versiones de acuerdo a las audiencias que escucharán o leerán el plan.
Estrategias de actuación
Es importante plantearse soluciones, sin importar el conocimiento sobre el análisis DAFO. Por esta razón, el plan de trabajo debe acompañarse de estrategias específicas que se tomarán en cuenta y se implementarán para sacar provecho de las oportunidades y fortalezas, mitigando al mismo tiempo las amenazas y las debilidades.
Análisis DAFO
En el plan de trabajo debe estar plasmado el diagrama de posibilidades y riesgos que puedan influir o dañar el proyecto. Es por eso que se recomienda la implementación del análisis DAFO, a través del cual se mapean las fortalezas internas y las debilidades, junto a las oportunidades externas y las amenazas.
Tomando en cuenta que el entorno es cambiante, es aconsejable que se realice la designación de una persona la cual tenga a su cargo la vigilancia de la evolución de las mencionadas circunstancias y que pueda detectar elementos nuevos.
Revisión
Otra parte del plan de trabajo incluye los criterios que determinarán el fracaso o el éxito del proyecto. Para que el final del proceso no desencadene en una decepción, el plan de trabajo debe estar compuesto de elementos de medición en su desarrollo.
Es la única forma en la que se puede predecir con anterioridad si los objetivos se están alejando de la meta, y entonces actuar en consecuencia.
¿Cuándo se utiliza el plan de trabajo?
Sin importar que los proyectos sean específicos o formen parte de las líneas estratégicas en una empresa, toda acción que una compañía necesite y haya sido aprobada por la misma, antes de ponerse en práctica, debe diseñarse el plan de trabajo.
Consecuentemente, la utilidad del mencionado plan en el ambiente empresarial es muy cambiante y diversa. Es normal que se utilice para buscar la financiación de algún proyecto al presentar el informe que convenza a los inversores acerca de la viabilidad de algún negocio o proyecto.
Pero el plan de trabajo también es útil como contribución en la planificación y la ejecución del grupo de iniciativas. En ese mismo orden se utiliza a manera de guía de trabajo para los mismos empleados involucrados en la ejecución del plan de trabajo, como también para explicar a los directivos de la organización las acciones y las tareas que se están llevando a cabo.
