Un documento es el argumento o testimonio material de un acontecimiento o actividad que un individuo jurídico o físico, una organización, asociación, entre otros, que puede ser de tipo privado o público, hacen como resultado del ejercicio de sus actos y funciones y que podrá ser expresado en una unidad de datos que observe cualquier base.
Estas bases pueden ser de cinta, película, fotografía o papel, con el propósito de conservarlo en el tiempo en caso de requerirlo para mostrarlo como prueba, legado de alguien o memoria.
En cuanto a las asociaciones o instituciones que producen un enorme tiempo en actividades laborales, los documentos serán vistos diariamente y será parte de casi todos los miembros de una empresa, por lo que demandará que sobre los mismos se haga un trabajo de carácter seriado y pasarán a ser conocidos como series documentales, entre las que engloban: los libros de finanzas, la correspondencia, los libros de acta, etc.
Los documentos están elaborados con datos escritos que puede hacer sido plasmada de puño y letra, es decir, manualmente, o bien mediante un procedimiento mecánico como puede ser el de la máquina de escribir que se utilizaba en el pasado, o por un ordenador, que es el canal mecánico empleado actualmente.
¿CUALES SON SUS PARTES?
Partes de un documento
Hoja de portada
La hoja de portada tiene como propósito fundamental reconocer trabajo y quienes lo redactan. Respetar la buena colocación de la portada, teniendo muy pendiente que es la primera página.
Índice
En el índice se plasma en forma de lista organizada todo el argumento del propio documento por artículos, capítulos, entre otros, señalándose la página donde se desarrolla.
Introducción
En una o más páginas, se le otorga al lector datos tales como el objeto, la meta que se propone y fundamentos del estudio, tema desarrollado, trabajo de clase o artículo, realizando un resumen de las informaciones y tratando que las palabras llamen la atención del lector, y la posterior captación.
Texto
El texto debe tener las partes del trabajo, la metodología utilizada para su investigación y creación, capítulos, divisiones y subdivisiones, al igual que todo cuanto pueda colaborar al tema del documento y la explicación del argumento en el que se desenvuelve (esquemas, representaciones gráficas, dibujos, entre otros), pues, esto otorga un mayor entendimiento.
Título
Es necesario buscar una o más palabras con las que se otorgue conocimiento al tema del documento, pudiendo dicho material ser un libro, artículo, trabajo de estudio, entre otros.
El título tiene la complicada función de llamar la atención del lector.
Revela una buena cantidad de capacidad quien consigue esta meta, en la que no hay reglas ni consejos diferentes a la de ser breves porque usualmente se abusa, siendo algunas las categorías que se dedican a dicho propósito.
Conclusión
La conclusión abarca el fin del documento. Es un tipo de capítulo final en el que el creador del documento, de manera rápida, precisa y clara, desarrollan las conclusiones e ideas fundamentales del trabajo y señala, si los hubiera descubierto, problemas vistos o pendientes de solución para permitir el camino a otros descubridores.
Tipos de documentos
Documentos primarios
Estos documentos tienen datos nuevos e innovadores que no han sido sometidos a ninguna clase de tratamiento documental. Son considerados documentos primarios las revistas, espacios de televisión o radio, películas, sitios webs, archivos gráficos o escritas de computadora.
Documentos secundarios
Consisten en una clase de documentos cuyo fin es hacer referencia a los primarios, por consiguiente no se generarían sin ellos. Otorgan datos actual o referencial sobre los documentos primarios y son la conclusión de las operaciones propias del estudio documental.
Obra de consulta
Las obras de consulta usualmente se muestran como secundarias, lo cual tiene sentido porque no son primarias debido a que el dato no es nuevo ni innovador, sino coleccionada por diferentes procesos mediante fuentes diferentes existentes anteriormente.
