La carta es el medio de comunicación escrito más antiguo. La carta se dirige a una entidad con el fin de comunicar una noticia, puede ser una invitación, un agradecimiento, una disculpa, entre otro.
Con el uso del correo electrónico, actualmente las cartas son enviadas online, pero para las organizaciones la mejor forma de informar un hecho a través de la carta es enviándola en un sobre sellado, en el que se debe indicar el nombre, cargo y dirección del receptor.
Es importante que el papel donde se imprima la carta esté limpia al igual que el sobre. No se admite mediocridad a la hora de enviar o recibir una carta.
Las partes de la carta deben ser breves y clara. Se recomienda que las empresas o instituciones elaboren una carta de no más de una página. Es indispensable que la carta cumpla con todos los requerimientos y que se haga un borrador para no incurrir en faltas ortográficas.
¿CUALES SON SUS PARTES?
Partes de la carta formal
Lugar y fecha
Se indica en el momento que se escribió la carta (fecha) y en qué lugar. Esta parte le da una idea al receptor en qué periodo se redactó el mensaje.
Asunto
Aquí se explica en una línea el motivo de la carta. Debe ser breve y concisa.
Destinatario
Es la persona a quien se le envía la carta. En esta parte se debe indicar el nombre completo, cargo e institución para la cual labora.
Despedida de la carta formal
Es una o dos líneas donde el emisor se despide. La despedida sirve para indicar que la carta ha finalizado. Al despedirse se debe ser amable y augurar éxitos en la función que ejecute el receptor.
Firma
El emisor o institución que enviada la carta debe firmarla con su nombre y apellido. En el caso de las instituciones es necesario que al lado de la firma se coloque el logo de la misma y que se imprima en una hoja timbrada.
Saludo
Es una cortesía para el receptor recibir palabras en la que se dirigen a él/ella como un amigo o persona de confianza, asimismo augurarle bienestar y salud. El saludo también funciona como introducción para el cuerpo de la carta.
Cuerpo de la carta
Se explica el asunto que se tratará. Puede contar con cuatro o cinco párrafos no muy extensos en los cuales se detalle claramente el tema.
En el cuerpo de la carta el emisor o persona que redacta debe cuidar abundar demasiado en asuntos que no tienen importancia en ese momento o en tratar de hablar de más de un tema.
El cuerpo de la carta consta de tres partes que son: Introducción, desarrollo y conclusión.
Introducción
Se ponen de manifiesto los motivos por los que se envía la carta.
Desarrollo
Se explica el asunto de la carta.
Conclusión
Es un resumen final, ideas o soluciones a la que se quiere llegar luego de plantear una serie de medidas u opiniones.
