Un formulario es definido como aquel documento que posee tanto datos como espacios en blanco donde se registra una información variable que logra simplificar y a la vez facilitar el desarrollo de ciertos procesos administrativos.
Estos formularios funcionan como medio de soporte a las transacciones, donde los empleados lo usan como guía para realizar diversas tareas principalmente administrativas. Se emplean en gran medida para dar precisión y obviar el tener que copiar a mano, consiguiendo con esto una perfecta uniformidad en la información presentada.
Su principal objetivo es dar con las necesidades que demandan las oficinas, los cuales llegan a ser un medio para conseguir un determinado fin. En cuanto a sus objetivos en específico es dar un mayor flujo de información y que los datos puedan ser procesados mucho mejor, al igual se logra relacionar y sintetizar mucho mejor la información y se da un mayor valor legar a ciertas transacciones.
Existen varios tipos de formularios, como son las formas continuas, los talonarios, cuaderno, autocopiante físico, químico o carbonizado, juego-listo, etc.
¿CUALES SON SUS PARTES?
Partes del formulario
Cabeza
Corresponde al extremo superior del formulario en el cual se introducen todos los datos iniciales del formulario, como es el título, la identificación del organismo, la denominación de la forma, etc.
En pocas palabras, esta parte del formulario es considerada como la introducción en torno a la acción que se desarrollará en el cuerpo del formulario.
Aquí se suelen colocar ciertos elementos fijos, o sea, aquellos que no generan ningún cambio entre registro y otro. Sus datos solo se visualizan una vez por cada página, sólo en vista preliminar.
Encabezado del formulario
Este se muestra en la zona superior del formulario.
Encabezado de página
También se encuentra en la sección superior del formulario, específicamente debajo del formulario y sobre el detalle.
Detalle
Es en esta parte donde se encuentran los registros según el tipo de formulario, donde al ser continuo se muestran muchas líneas donde se colocará cada registro; y si es simple aparece un registro por página.
Identificación
En esta sección se coloca el nombre de la identidad, la fecha, el título y el código del formulario.
Instrucciones
Parte del formulario que muestra la forma en que se debe de llenar el formulario, muestra su distribución final.
Cuerpo del formulario
Es la parte que contiene la mayor cantidad de datos de todo el formulario, en la cual se centra la acción implícita determinado según el uso de la forma y la información que se desea conseguir.
Aquí se llega a analizar las decisiones en función a los datos y se distribuyen estos partiendo de una secuencia lógica.
Pie
Se trata del extremo inferior del formulario, en el cual se coloca todos los datos que concluyen o cierran el formulario, también se colocan los sellos y las firmas con las cuales se confirman o aprueba la información o datos suministrados en el cuerpo del formulario. Del mismo modo el pie contiene el código de registro.
También se le conoce como conclusión, ya que contienen todos los datos que validan el contenido de este documento. En esta parte también se suelen colocar elementos fijos como ocurre con el encabezado. Sus datos se visualizan una sola vez por cada página.
Pie del formulario
Es la zona que ocupa la parte inferior del formulario.
Tipos de formularios
Continuos
En estos cada registro llega a ocupar una línea, como ocurre en una tabla, estos se organizan en filas –uno debajo de otro-.
Simples
Son los formularios donde cada registro ocupa una página completa. En este nunca habrá un registro debajo de otro. Estos registros se organizan de forma similar a un libro de fichas.