Un libro diario es un registro de contabilidad en el que se anotan las operaciones que realiza una determinada organización, empresa u comercio.
Este libro debe generarse diariamente, de allí su nombre, por lo que en un mes se tendrá una o varias páginas por cada día. Al final del mes se genera un libro general, que también puede archivarse por trimestre, según los criterios organizacionales.
Es importante que el libro diario contenga datos específicos tales como fecha, código, cuentas y detalles, entre otros.
Estos criterios ayudarán a tener el control de las cuentas. Al libro mayor también se le llama libro de primera entrada o de registros originales. Dependiendo de la empresa y de acuerdo a sus operaciones pueden manejar distintos tipos de libro diario. En el libro diario se plasman los procedimientos tal como sucedieron. Estos datos luego de ser analizados y validados nuevamente pasan al libro mayor.
¿CUALES SON SUS PARTES?
Partes del libro diario
Las partes del libro diario sirven para canalizar los datos y cuentas registradas, ver ganancias o pérdidas de un ente comercial o empresarial, además de que cada una de las partes ayuda a analizar las actividades de venta y compra con los componentes de cargos y abonos.
El libro diario debe recoger de manera cronológica las operaciones económicas que se lleven a cabo, dicho proceso permitirá un mejor reconocimiento, búsqueda y aclaración ante cualquier eventualidad. Para que un libro diario estar organizado lo mejor posible debe contener las siguientes partes:
Nombre de la entidad
Los libros diarios y cualquier documento que contengan información valiosa para una empresa, lo primero que debe contener es su nombre y logo. Además de que las informaciones se ven más elegante cuando se identifican por con nombre de la empresa, facilitan y dan credibilidad de que el documento admitido es legal.
Fecha de operación
Como su nombre lo indica es la parte donde se debe ingresar la fecha de la operación o transacción, la misma debe contener los datos completos que son día, mes y año en forma cronológica.
La fecha son importantes en todo los documentos, pero en los de tipos monetarios se resalta su valor, pues a la hora de asentar y buscar una transacción, la mejor forma es ubicarla en espacio y lugar, es decir la fecha.
Nombre de cuenta y detalles
Las operaciones deben tener un nombre específico y una pequeña descripción que ayude a identificar rápida y claramente lo que se estableció en la operación. Las descripciones dan detalles extras de las transacciones.
Número de Folio Mayor
Es el código o número que se le ha asignado en la cuenta del libro mayor.
Debe y Haber
Estas columnas indica el débito y crédito del o las operaciones. Es decir, el momento original y el final, lo pagado y lo restado de las transacciones. En caso de que haya un acuerdo estipulado se debe indicar en los detalles de la cuenta.
Firma del encargado
Al finalizar el día, algunas entidades tiene el requisito que la persona a cargo firma el libro diario generado ese día. Esta acción permite a las empresas tener un control de qué persona estuvo a cargo de las operaciones.
Código de la cuenta
Esta columna es la que registra el código correspondiente en el Plan Único de Cuentas. Entonces todas las cuentas y/o su determinado cliente se le debe otorgar un código de cuenta, con este mismo se manejara hasta finalizar su deuda.
Cuando un mismo cliente vuelve a recibir servicios de determinado ente económico se le asignará otro código de cuenta, aunque ya sus datos personales estarán registrados en el sistema, en el cual se validará si sus cuentas posteriores fueron pagadas a tiempo y con los criterios de lugar.
