Una carta comercial es aquel documento formal y privado que suele utilizarse mucho en las empresas y negocios cuando se busca realizar una comunicación interempresarial con otros establecimientos o compañías o cuando se quiere enviar algún comunicado a alguno de los empleados.
A través de este documento se llega a tratar diversos asuntos comerciales, por ello se le conoce como carta comercial. Son muy usadas para formalizar créditos, pedidos o entregas, para aliarse con una institución, empresa o particular y para desarrollar promociones de productos, marcas o servicios.
¿CUALES SON SUS PARTES?
Partes de la carta comercial
Encabezado
Es la parte donde debe de ir el membrete, la fecha, el referente, el nombre del destinatario, la dirección con la ciudad y el país donde se encuentra el remitente, y el saludo.
Destinatario
Debe de integrar el nombre completo de la persona a quien se dirige el documento, su cargo y la dirección. Su nombre a de estar antepuesto con un tratamiento natural o académico, ejemplo; señor, señora, doctor, licenciado, etc.
Localidad, fecha
Debe de indicar primero el nombre de la ciudad, país o departamento y luego se coloca la fecha separado por coma cuando se emitió este documento.
Saludo de cortesía inicial
Se trata de la frase de cortesía antes del cuerpo de la carta, donde usualmente se da saludos y se transmite los buenos deseos para el destinatario.
En esta parte de la carta comercial es que se crea la conexión con el destinatario.
Asunto del mensaje
En esta sección se comunica la razón del envío de la carta.
Texto explicativo
Este puede ser corto, mediano o largo, ahora bien, siempre ha de tener una introducción, el desarrollo del tema y una conclusión. Se ha de redactar en espacios sencillos, a menos que la carta sea muy breve, en este caso se deberá de realizar a doble espacio.
Membrete
Se le considera como una de las principales partes de la carta comercial, ya que llega a ser el encabezado de la carta. Es en esta parte donde debe de ir los datos personales y la dirección de la entidad o empresa a la cual se enviará la carta, lo cual debe de ubicarse en la zona superior, siempre ocupando el papel de la correspondencia.
A través de este se llega a identificar la empresa u oficina que envía el documento. Este debe de ir a una pulgada del borde del papel, o sea debe estar a unas 4 o 6 líneas verticales.
Esta contiene el nombre de la empresa, teléfono, dirección, fax y el correo electrónico. En ciertos casos suele integrar un símbolo o logotipo publicitario.
Cuerpo de la carta
En esta sección de la carta comercial se suele colocar los conceptos fundamentales, la antefirma, la firma y la posición o cargo de quien realiza la firma.
Despedida
Es la parte que cierra la carta tras el contenido. Esta se realiza manteniendo siempre la formalidad, debe de ser cordial, sincera y respetuosa.
Antefirma
Se coloca cuando la persona quien remite la carta lo hace en representación y en nombre de otra persona.
Firma
Se trata de la forma de la persona quien envía la carta, la cual debe de ser manuscrita. Esta sección suele integrar la rúbrica, el nombre y el cargo del remitente.
Cargo o posición del que firma
Se coloca debajo de la firma, lo cual indica el cargo que tiene la persona quien envía la carta en la empresa.
Suplemento
Esta parte de la carta suele agrupar las iniciales del firmante, los anexos en caso de haber, indicación de copias y segundas hojas.
Iniciales
Parte que muestra las iniciales de las personas que llegarona intervenir en el mecanografiado o en el dictado de la carta.
Anexos
Estos se dejan aglutinados en la zona secundaria de la carta comercial. Se trata de esos documentos que son de gran interés y que no fueron especificados en el cuerpo de la carta, añadiendolo por ello al final de esta. Estos siempre deben de aparecer correctamente citados.
