Una base de datos es una herramienta que se utiliza para organizar y recopilar datos e información. Ese programa se utiliza para guardar información sobre productos, personas, pedidos y otras cosas. Muchas bases de datos empiezan como un programa de procesamiento de texto o una lista en una hoja de cálculo, en la cual pueden aparecer inconsistencias y redundancias.
Con el paso del tiempo se hace más complicado entender los datos en forma de lista y los métodos de extracción y búsqueda de sus conjuntos de información para revisión se vuelven limitados. Por lo tanto, cuando esos problemas empiezan a aparecer, es correcto transferir los datos a una base de datos que haya sido creada con un sistema de administración DBMS.
¿CUALES SON SUS PARTES?
Partes de la base de datos
Tablas
Una tabla de base de datos es parecida a una hoja de cálculo debido a que los datos son almacenados en un formato de columnas y filas. Por lo tanto es sumamente fácil llevar una hoja de cálculo a una tabla de base de datos.
La diferencia principal entre almacenar la información en una hoja de cálculo y en guardarla en una base de datos es la manera en la que esos datos estarán organizados.
Cada fila de una tabla es conocida con el nombre de registro, en esta parte la información es almacenada. Cada registro está compuesto por uno o más de un campo, los campos son las columnas que tiene la tabla. A esto se les designa un tipo de datos determinado el cual puede ser fecha u hora, texto, número o cualquier otro tipo de información.
Formularios
Los formularios posibilitan la creación de una interfaz de usuario en la cual los datos pueden ser modificados y redactados. Normalmente los formularios están compuestos por botones de comando y otros controles que permiten la realización de diferentes tareas.
Una base de datos puede ser creada sin utilizar los formularios, sólo es necesario modificar los datos que están en las hojas de datos de la tabla. Aunque la gran mayoría de los usuarios de bases de datos escogen utilizar los formularios para escribir, modificar y visualizar la información en las tablas. Es posible programar botones de comando para definir cuales informaciones aparecerán en el formulario, llevar a cabo diferentes tareas y abrir otros informes o formularios.
Informes
Los informes se utilizan para establecer un formato a las informaciones, poder resumirlas para luego finalmente presentarlas. Es posible otorgarle un formato a cada informe con la finalidad de que la información sea presentada de la forma más legible posible.
Se puede llevar a cabo un informe a la vez y que los datos actuales de la base de datos estén siempre reflejados en el mismo. Normalmente a los informes se les proporciona un formato para cuando se impriman, sin embargo, también los informes se pueden visualizar en una pantalla, pueden exportarse a otro programa distinto o enviarse como datos adjuntos a través del correo electrónico.
Consultas
Las consultas pueden llevar a cabo funciones diversas dentro de una base de datos. Una de sus funciones más comunes es recuperar datos específicos importantes de las tablas.
Los datos que normalmente se desea visualizar se encuentran distribuidos en distintas tablas y las consultas tienen la función de otorgar visualización de estas informaciones en una sola hoja de datos.
También, a causa de que la mayoría de las ocasiones no se necesita la visualización de todos los registros al mismo tiempo, las consultas permiten el poder añadir criterios con el propósito de filtrar las informaciones y conseguir únicamente los registros deseados.
Algunas consultas se pueden actualizar, esto quiere decir que el dato de las tablas subyacentes se puede modificar a través de la hoja de datos de la consulta. Si se trabaja en una consulta actualizable, los cambios se efectuarán en las tablas y no únicamente en la hoja de datos de la consulta.
