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Partes del oficio

Se le llama oficio al documento que se utiliza para comunicar consultas, disposiciones, órdenes, informes y también para realizar gestiones de invitación, de acuerdos, de colaboración, de felicitación, de agradecimiento, entre muchos otros.

Estas redacciones se usan en instituciones tales como las embajadas, los ministerios, los colegios profesionales, los municipios, las oficinas de gobierno y los sindicatos.

Partes del oficio


Membrete

Es la primera parte del oficio. Todas las instituciones tienen uno y es sumamente importante.

Nombre del año

Es el año actual en el que se entrega la denominación.

Lugar y fecha

Se redacta en la primera parte: el lugar al que se enviará la redacción,  el día, el mes y el año en curso. Todo en ese orden.

Numeración

En esta parte se redactan los tres datos, igualmente que en el memorándum. La palabra oficio se escribe en mayúsculas, a su lado le sigue el número de expedición y se separa por una línea oblicua. Luego se colocan las siglas de la oficina de donde procede con letras mayúsculas,  se divide por una línea oblicua también y se coloca el año en curso.

Destinatario

En esta parte se redacta el contenido abarcando cuatro líneas o más dependiendo de lo que se requiera. Se coloca el nombre y el apellido, la función o cargo y el lugar de la persona a quien es dirigido.

Asunto

El asunto es la cuarta parte del documento, esta palabra es escrita en mayúsculas seguida de dos puntos. Luego a manera de resumen se especifica de forma clara el mensaje del texto que luego será explicado en el cuerpo.

Referencia

Esta parte solamente se utiliza cuando es necesario especificar la numeración del documento que se ha recibido anteriormente, al cual se le quiere dar una respuesta basándose en su contenido. Esta palabra se escribe en letras mayúsculas y se coloca debajo del asunto. Existen casos en los que esta parte se utiliza para mencionar resoluciones, decretos, convenios o directivas.

Texto o cuerpo

Parte central del oficio en el cual se especifica el mensaje de la comunicación, de manera precisa, clara y breve.

Despedida

En esta parte se demuestra cortesía y amabilidad. Se hace de forma muy breve.

Firma y pos-firma

La firma se redacta a mano. En la posfirma se siguen los siguientes pasos: primero el nombre y el apellido de la persona que está firmando el documento, siguiente a esto se coloca el cargo o función que desempeña, y por último el sello respectivo.

Iniciales

De igual forma que en el memorándum,  las iniciales del remitente se colocan en mayúscula, y las de la persona que realizó la mecanografía del documento se ponen en minúscula.

Anexo

En el anexo se coloca la información o documentación que va adjunta al oficio. En estos se pueden incluir las revistas, los catálogos, los programas, las tarjetas, entre otros.

Distribución

Normalmente se utiliza en los oficios múltiples. En esta parte son mencionadas las personas y las dependencias a quienes se dirige el oficio.

Créditos & citaciones en formato APA: Revista educativa Partesdel.com, equipo de redacción profesional. (2017, 04). Partes del oficio. Equipo de Redacción PartesDel.com. Obtenido en fecha , desde el sitio web: http://www.partesdel.com/oficio.html.